W trakcie wdrażania Systemu Zarządzania w organizacji opracowywana jest duża ilość dokumentów. Nie zawsze jednak te dokumenty są wymagane przez normy systemów zarządzania, a opracowywane są często w ferworze walki z systemem. We wszystkich nowych normach ISO, dokumenty i zapisy kryją się pod pojęciem udokumentowane informacje.
Jakie udokumentowane informacje są wymagane przez normy Systemów Zarządzania?
Wymagania co do ilości dokumentów niezbędnych w Systemie Zarządzania zawarte są w punkcie 7.5 każdej normy ISO, który brzmi następująco:
System zarządzania jakością w organizacji powinien zawierać:
a) udokumentowane informacje wymagane przez niniejszą Normę Międzynarodową;
b) udokumentowane informacje, określone przez organizację jako niezbędne dla skuteczności systemu zarządzania.
Oznacza to że wymagane są tylko te dokumenty, które przywołane są w normie jako obowiązkowe. A jeśli organizacja chce mieć jakieś dodatkowe dokumenty to ma do tego prawo i może je opracować w dowolnej ilości.
To jaka jest minimalna ilość dokumentów wymaganych przez normy Systemów Zarządzania wydane przez ISO?
Poniżej przedstawiona zostanie lista najważniejszych dokumentów wymaganych przez normy Systemów Zarządzania.
W normie ISO 9001:2015 jako minimum wymagane są następujące dokumenty (udokumentowane informacje):
- zakres Systemu Zarządzania Jakością (pkt. 4.3)
- Politykę Jakości (pkt. 5.2.2)
- Cele Jakości (pkt. 6.2.1)
- zapisy potwierdzające realizację wymagań normy
Norma ISO 14001:2015 jako minimum wymagana następujące dokumenty:
- zakres Systemu Zarządzania Środowiskowego (pkt. 4.3)
- Politykę Środowiskową (pkt. 5.2)
- Aspekty Środowiskowe w tym aspekty znaczące (pkt. 6.1.2)
- zobowiązania dotyczące zgodności (pkt. 6.1.3)
- Cele Środowiskowe (pkt. 6.2.1)
- dokumenty potwierdzające gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne (pkt. 8.2)
- zapisy potwierdzające realizację wymagań normy
W normie ISO 45001:2018 można znaleźć następujące wymagania dotyczące dokumentacji:
- zakres Systemu Zarządzania BHP (pkt. 4.3)
- Politykę BHP (pkt. 5.2)
- ocenę ryzyk i szans w Systemie Zarządzania BHP (pkt. 6.1.2.2, 6.1.2.3)
- identyfikację wymagań prawnych i innych wymagań (pkt. 6.1.3)
- Cele BHP(pkt. 6.2.2)
- dokumenty potwierdzające gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne (pkt. 8.2)
- zapisy potwierdzające realizację wymagań normy
Tak jak zauważyliście żadna z norm ISO nie wymaga posiadania udokumentowanych procedur. Nie ma konieczności ich opracowywania, ale jeśli są obecne w Systemie Zarządzania to mogą zostać, jako dokumenty które uznaliście za niezbędne do sprawnego funkcjonowania systemu.
Jakie są wymagania standardu IATF 16949:2016 dotyczące minimalnej ilości dokumentacji?
W związku z tym, że standard IATF 16949:2016 został oparty na normie ISO 9001:2015, wymaga on dokładnie takich samych dokumentów. Jednakże wprowadzono dodatkowe wymagania i poza wspomnianymi wyżej dokumentami wymagana są także:
- Księga Jakości (pkt. 7.5.1.1)
- udokumentowane procedury, które w standardzie określone są jako udokumentowane procesy (jednak nie zawsze):
- udokumentowane procesy zarządzania wyrobami i procesami wytwarzania, związanymi z bezpieczeństwem wyrobu (pkt. 4.4.1.2)
- udokumentowany proces zarządzania zapisami z wzorcowania/weryfikacji (pkt. 7.1.5.2.1)
- udokumentowany proces określania potrzeb szkoleniowych (pkt. 7.2.1)
- udokumentowany proces (procesy) weryfikujący kompetencje auditorów wewnętrznych (pkt. 7.2.3)
- udokumentowany proces (procesy) motywowania pracowników (pkt. 7.3.2)
- udokumentowana i wdrożona polityka przechowywania zapisów (pkt. 7.5.3.2.1)
- udokumentowany proces nadzorowania dokumentacji technicznej (pkt. 7.5.3.2.2)
- udokumentować proces projektowania i rozwoju wyrobu oraz procesu wytwarzania (pkt. 8.3.1.1)
- udokumentowany proces wyboru dostawców (pkt. 8.4.1.2)
- udokumentowany proces określania procesów zleconych na zewnątrz (pkt. 8.4.2.1)
- udokumentowany proces zapewniający zgodność kupowanych wyrobów, procesów i usług z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi (pkt. 8.4.2.2)
- udokumentowany proces wraz z kryteriami do oceny wyników dostawcy (pkt. 8.4.2.4)
- udokumentowany system kompleksowego produktywnego utrzymania ruchu (pkt. 8.5.1.5)
- udokumentowany proces nadzorowania i reagowania na zmiany wpływające na realizację wyrobu (pkt. 8.5.6.1)
- udokumentowany proces nadzoru nad stosowaniem alternatywnych metod kontrolnych(pkt. 8.5.6.1.1)
- udokumentowany proces zatwierdzania czynności związanych z przerabianiem wyrobu niezgodnego zgodnie z planem kontroli (pkt. 8.7.1.4)
- udokumentowany proces zatwierdzania czynności związanych z naprawianiem wyrobu niezgodnego zgodnie z planem kontroli (pkt. 8.7.1.5)
- udokumentowany proces postępowania z wyrobem niezgodnym niepodlegającym przerabianiu lub naprawie (pkt. 8.7.1.7)
- udokumentowany proces auditów wewnętrznych (pkt. 9.2.2.1)
- udokumentowany proces rozwiązywania problemów (pkt. 10.2.3)
- udokumentowany proces określający stosowanie odpowiednich metod zabezpieczania przed błędami (error-proofing) (pkt. 10.2.4)
- udokumentowany proces ciągłego doskonalenia (pkt. 10.3.1)
W standardzie IATF 16949:2016 wymagane są procedury, które to są niezbędne do sprawnego zarządzania rozbudowanym Systemem Zarządzania Jakością w przemyśle motoryzacyjnym. Procedury te skupiają się na kluczowych elementach systemu odpowiadających za zapewnienie zgodności wyrobu z wymaganiami oraz spełnieniu wymagań klienta.