Pewnie nie raz czytając normy ISO zastanawialiście się co kryje się pod słowem "powinno". W praktycznie każdym punkcie normy, czy to ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, czy też IATF 16949 napisane jest np., że "organizacja powinna posiadać udokumentowane informacje potwierdzające realizację auditów wewnętrznych". Czy to znaczy, że muszę mieć te zapisy, czy też mogę je mieć a jak ich nie będzie to też się nic nie stanie.

Co należy rozumieć pod słowem "powinno" w normach ISO?

Słowo "powinno" jest tłumaczeniem angielskiego słowa "shall", które to jest w oryginalnej wersji każdej normy. W wersjach angielskich norm używane są dwa słowa do określenia konieczności realizacji jakichś działań - używa się "shall" oraz "should".

"Shall" to czasownik modalny, który w pierwszej osobie liczby pojedynczej i mnogiej wyraża zamiar, natomiast w pozostałych osobach wyraża rozkaz, nakaz, lub przepowiednie. W związku z tym, sformułowanie zawarte w pkt. 4.4.1 normy ISO 9001:2015 "The organization shall establish, implement, maintain and continually improve a quality management system" oznacza, że "Organizacja musi ustanowić, wdrożyć, utrzymywać i ciągle doskonalić system zarządzania jakością". Tak więc słowo "shall" jest tutaj rozkazem, nakazem, który wymusza realizację postanowień zawartych w normie.

Słowo "should" używane przeważnie w załącznikach norm, jest odpowiednikiem polskiego powinno się i nie jest nakazem, tylko zaleceniem realizacji jakiegoś działania.

Skąd wzięło się słowo "powinno" w polskich tłumaczeniach normach ISO i co ono oznacza?

Słowo "powinno" jest w każdej z polskich tłumaczeń norm ISO od lat osiemdziesiątych i powstało prawdopodobnie z pomyłki podczas tłumaczenia norm na język polski. Do dnia dzisiejszego Polski Komitet Normalizacyjny, nie sprostował tej pomyłki w treści norm, jednak wprowadził zapis, który użytkownikom normy ma wyjaśnić co należy rozumieć pod pojęcie "powinno".

W normie ISO 9001:2015 w punkcie 0.1 Postanowienia ogólne wprowadzono następujący zapis:

"W niniejszej Normie Międzynarodowej stosuje się poniższe formy słowne:
– „powinien, należy” oznacza wymaganie;
– „zaleca się” oznacza zalecenie;
– „dopuszcza się” oznacza dopuszczenie;
– „może” oznacza możliwość lub zdolność."

Tak więc sformułowania "organizacja powinna" trzeba czytać jako "organizacja musi" zrealizować wymaganie zawarte w normie.